Project Management per Tutti

La vita è fatta di progetti, professionali e personali. Lavoro nel Project Management da oltre 15 anni, un viaggio attraverso diversi business e progetti complessi ad alto contenuto tecnologico. La gestione dei progetti è una disciplina da insegnare in qualunque percorso universitario e magari anche nella scuola dell’obbligo. Vuol dire metodo, disciplina, organizzazione e pianificazione. Ma anche creatività, comunicazione, lavoro di squadra, confronto continuo. Si applica a qualunque attività e può fare la differenza anche quando si intraprende il percorso dell’innovazione e dello sviluppo tecnologico.

Proverò a raccontarvi in breve di cosa si tratta, cercando di lasciarvi svegli e incuriosirvi ad approfondirne ogni aspetto. Ecco quali sono le aree di conoscenza più importanti secondo il PMI (Project Management Institute), associazione internazionale che rilascia anche certificazioni professionali :

• Scopo del progetto. Avete un contratto con un Cliente? Avete un mandato dal vostro manager di realizzare un progetto interno all’azienda? Avete un’idea per una startup? Dovete definire cosa realizzare e dovete cercare di farlo nel modo più dettagliato possibile, individuando il risultato da consegnare e evitare ogni possibile area grigia. Definite e identificate tutti i requisiti, condivideteli con tutti coloro che sono coinvolti nel progetto o ne subiranno conseguenze positive o negative (stakeholders), assicuratevi costantemente che stiate procedendo nella giusta direzione. In ambito Startup è utile il metodo lean di Eric Ries (leggete The Lean Startup).

• Tempi. Non penserete mica di avere tutto il tempo che volete? La data di consegna la detterà il contratto, il vostro capo, la necessità di andare sul mercato prima dei competitors o altro. L’unica certezza è che il tempo a disposizione non sarà sufficiente a fare le cose con calma. Pianificare è l’attività più importante, anche se i piani che preparete verrano costantemente disattesi. Non capite? Riprovo. I piani dovranno essere continuamente aggiornati, ma pianificare vi aiuterà a conoscere i dettagli del progetto, sapere cosa dovete aspettarvi e rispondere velocemente agli imprevisti.

• Costi. Non potete superare il budget che avete a disposizione. Anzi probabilmente sarà necessario o vi sarà richiesto anche di risparmiare. Inizialmente dovrete aver stimato bene i costi previsti, altrimenti andrete incontro a problemi seri. Se non lavorate controllando con cura questo aspetto sarete costretti prima o poi a dover spiegare un sovraccosto al vostro manager e chiedere un ulteriore finanziamento …. nella migliori delle ipotesi.

• Qualità. Le cose devono essere fatte per tempo. Le cose devono essere fatte spendendo quanto previsto. Last but not least … le cose devono essere fatte bene. Bisogna pianificare e controllare l’aspetto qualitativo. Il vostro prodotto finale deve essere in linea con i requisiti contrattuali, le richieste del cliente o del mercato.

•  Risorse. E’ necessario avere a disposizione tutti gli strumenti necessari per realizzare il lavoro richiesto. Dovrete inoltre essere in grado di costruire un team di risorse competenti e motivate a realizzare le attività previste. E le motivazioni e l’esperienza contano a volte più di altri aspetti …. come ci spiega Leonida.

• Comunicazione. Il lavoro del Project Manager è al 70/80% costituito da comunicazione. Serve essere bravi a comunicare in maniera efficace ed efficiente con il vostro team e con tutti gli stakeholders (ricordate? tutti coloro che sono coinvolti nel progetto o ne subiscono conseguenze). Definite un piano di comunicazione: quando, chi, come, dove. Semplice? No. Avrete molti interlocutori e molto diversi tra loro, quindi sarà necessario trovare la chiave giusta per ognuno di essi.

• Rischi. Gestire i rischi e le opportunità è una delle attività più importanti. Vuol dire cercare di prevedere tutti i problemi che ci potrebbero essere, essere pronti a reagire e magari sfruttare il fatto che ogni rischio può diventare un’opportunità. Nel valutare i rischi ci sono un paio di aspetti che possono rendere soggettiva la valutazione : la percezione del rischio e la tolleranza al rischio. Serve un esempio? In questo mercato in Thailandia sembrano avere una bassa percezione e un’altissima tolleranza al rischio.

• Integrazione. Tutti gli aspetti citati (e altri con i quali non vi annoio) sono spesso in contraddizione tra loro. Se il progetto ha accumulato ritardo, bisogna accelerare … ma questo può voler dire spendere più del budget previsto. Oppure, se stiamo spendendo troppo potremmo essere costretti a tagliare una parte dello scopo del progetto. Sono solo alcuni esempi dei dilemmi che rendono complicata la vita quotidiana del Project Manager. Durante l’esecuzione ogni fattore va monitorato regolarmente, poichè ognuno di essi ha impatto sugli altri. In fase di svolgimento ci possono essere anche delle variazioni dello scopo per richiesta del cliente, variazione dei processi interni, e altro. Questo vuol dire controllare gli impatti su tutte le aree e ripianificare le attività fino al completamento.

In poche e semplici parole questo è il Project Management. Un mestiere complicato, di grande responsabilità e che necessita competenze in molte aree di conoscenza. Una professione, un metodo, una tendenza all’organizzazione e alla pianificazione non necessariamente in contrapposizione con la creatività. Qualcosa che tutti dovrebbero studiare e conoscere meglio.